E-Mails sind das Fundament der Geschäftskommunikation. Sie transportieren Angebote, Aufträge, Rechnungen, interne Abstimmungen und damit letztlich Geld. Trotzdem behandeln viele Unternehmen ihre Mail-Infrastruktur wie ein Randthema. „Das läuft schon“ - bis die erste wichtige Nachricht im Spam-Ordner verschwindet, eine Phishing-Mail durchrutscht oder ein Berechtigungsfehler für ein Sicherheitsleck sorgt.
Genau hier liegt die unterschätzte Kostenfalle: Kleine technische Fehler können enorme Folgen haben – von entgangenen Umsätzen bis hin zu Stillstand im gesamten Betrieb.
Die typischen Schwachstellen
Damit E-Mails zuverlässig ihren Weg finden, braucht es die richtige technische Basis. Im Kern spielen drei Protokolle eine Rolle: SMTP, IMAP und POP3. SMTP sorgt dafür, dass Nachrichten verschickt werden, IMAP hält Postfächer auf verschiedenen Geräten synchron und POP3 lädt Mails herunter, entfernt sie aber häufig vom Server was in modernen Umgebungen kaum noch sinnvoll ist.
Die eigentlichen Schwierigkeiten entstehen jedoch meist nicht durch die Technik selbst, sondern durch ihre fehlerhafte oder unvollständige Einrichtung. Typische Beispiele sind:
- Fehlende SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge: Mails werden nicht zugestellt oder landen im Spam. Außerdem steigt die Gefahr, dass Angreifer die eigene Domain für Phishing missbrauchen.
- Unzureichende Filterung: Entweder blockieren Systeme legitime Kundenmails oder gefährliche Nachrichten gelangen ungehindert in den Posteingang.
- Fehlende zentrale Steuerung: Ohne zentrale Mail-Queue (z. B. bei Odoo oder anderen ERP-Integrationen) fehlt die Transparenz, Anfragen gehen verloren oder werden doppelt bearbeitet.
- Schwache Berechtigungskonzepte: Postfächer sind direkt an Mitarbeiter gebunden. Bleiben Zugriffe nach Austritten bestehen, entsteht ein Einfallstor für Missbrauch.
Aus der Praxis
Ein mittelständisches Unternehmen verlor eine sechsstellige Angebotsanfrage, weil die Mail aufgrund fehlerhafter DKIM-Konfiguration im Spam landete. Niemand bemerkte es, der Kunde wartete vergeblich und vergab den Auftrag schlussendlich an den Wettbewerb.
In einem anderen Fall klickte ein Mitarbeiter auf eine täuschend echt gestaltete Phishing-Mail. Der Angreifer verschaffte sich Zugang zu Postfächern und sensiblen Daten. Das Ergebnis: tagelanger Stillstand, hohe Kosten für die Wiederherstellung und massiver Vertrauensverlust bei Kunden.
Solche Fälle sind leider keine Ausnahmen. Sie passieren jeden Tag und treffen meistens genau die Unternehmen, die glauben, ihre Mail-Systeme seien „schon sicher genug“.
Unsere Handlungsempfehlungen
Um diese Risiken zu vermeiden, braucht es neben regelmäßigen Awareness Schulungen ein stabiles Gesamtkonzept. Dazu gehören:
- eine saubere Einrichtung von SPF, DKIM und DMARC, damit Mails zuverlässig ankommen und Missbrauch ausgeschlossen ist.
- die sichere Integration von Microsoft 365 oder Google Workspace nach bewährten Standards.
- eine zentrale Mail-Queue, die Transparenz schafft und dafür sorgt, dass keine Anfrage verloren geht.
- klare Rollen- und Rechtekonzepte, unterstützt durch die passende Technik im Hintergrund.
- Schulungen für Mitarbeiter – flankiert von einer Infrastruktur, die Phishing-Mails zuverlässig erkennt.
Wichtig: Diese Punkte sind keine isolierten Maßnahmen, sondern müssen als Gesamtbild betrachtet werden. Nur dann funktioniert die Mail-Infrastruktur zuverlässig und sicher.
Fazit
E-Mails müssen heute mehr leisten als nur Nachrichten transportieren. Sie sind Teil von Geschäftsprozessen, ob im CRM, im Ticketsystem oder in der Buchhaltung. Genau hier entstehen aber oft die größten Herausforderungen. Unterschiedliche Schnittstellen, verschiedene Authentifizierungsverfahren und kleine Abweichungen in den Systemen führen schnell zu doppelten Prozessen oder Datenfehlern.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Expertise lassen sich diese Risiken von Anfang an ausschließen. Genau hier setzen wir an. Als IT-Partner sorgen wir dafür, dass die Technik stimmt, dass Prozesse stabil laufen und dass dein Unternehmen nicht von Spam, Phishing oder Fehlkonfigurationen ausgebremst wird.
