Outlook oder Gmail - eine strategische Entscheidung
E-Mails gehören nach wie vor zu den wichtigsten Werkzeugen in der Unternehmenswelt. Doch bei der Wahl des richtigen Mail-Clients scheiden sich die Geister. Während die einen auf Microsoft Outlook als etablierten Standard setzen, schwören andere auf Gmail und die Stärke des Google-Ökosystems. Auf den ersten Blick wirken beide Lösungen ähnlich: Mails verschicken, Kalender verwalten, Kontakte organisieren. Doch unter der Haube zeigen sich deutliche Unterschiede, die für den Alltag in Ihrem Unternehmen entscheidend sein können.
Das für und gegen Outlook
Outlook ist seit Jahrzehnten fester Bestandteil der Geschäftswelt. Vor allem Unternehmen, die bereits in der Microsoft-365-Welt arbeiten, profitieren von der tiefen Integration. Outlook ist mehr als nur ein Mailprogramm – es ist ein komplettes Organisationstool.
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Das für und gegen Gmail
Gmail startete als einfacher Webmail-Dienst und hat sich mit Google Workspace zu einer vollwertigen Business-Lösung entwickelt. Seine Stärke liegt in der Klarheit der Oberfläche und der gewohnt leistungsfähigen Google-Suche.
Besonders wertvoll ist die enge Verzahnung mit den anderen Workspace-Tools: Docs, Sheets, Drive und Meet. Dokumente lassen sich unkompliziert teilen und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, Videokonferenzen starten Sie direkt aus dem Posteingang.
Stärken | Schwächen |
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Künstliche Intelligenz - der neue Faktor
Die Integration von Künstlicher Intelligenz verändert gerade die Art und Weise, wie wir mit E-Mails und digitalen Arbeitsplätzen umgehen.
Microsoft hat mit Copilot eine KI vorgestellt, die direkt in Outlook, Teams und die Office-Programme integriert ist. Lange E-Mail-Verläufe lassen sich damit in wenigen Stichpunkten zusammenfassen, Antworten werden automatisch vorgeschlagen und Termine können direkt aus einer Mail heraus geplant werden. Besonders stark ist die enge Verbindung zu anderen Microsoft-365-Diensten: Aufgaben landen automatisch im Planner, Besprechungen werden in Teams vorbereitet und Dokumente lassen sich direkt in Word oder Excel weiter bearbeiten.
Google verfolgt mit Duet AI einen ähnlichen Ansatz. Hier liegt der Schwerpunkt auf der Cloud-basierten Zusammenarbeit: Mails können nicht nur vorgeschrieben oder übersetzt, sondern auch inhaltlich optimiert werden. Zudem ist die Verbindung zu Docs, Sheets und Meet sehr eng – Duet AI erstellt beispielsweise Präsentationen aus E-Mail-Inhalten oder fasst Meeting-Protokolle zusammen.
Integration mit ERP-Systemen – Flexibilität ist entscheidend
E-Mail- und Kalenderintegration ist für viele Unternehmen ein zentraler Baustein ihres ERP-Systems. Ob SAP, Odoo oder andere Lösungen – reibungslose Schnittstellen sparen Zeit und sorgen dafür, dass Kommunikation und Geschäftsprozesse Hand in Hand gehen. Einen klaren Favoriten zwischen Outlook und Gmail gibt es dabei nicht, vielmehr hängt die Wahl vom ERP-Anbieter und der eigenen IT-Ausrichtung ab.
Bei SAP ist die Verbindung zu Microsoft-Lösungen besonders stark ausgeprägt. Das liegt an der engen Partnerschaft zwischen SAP und Microsoft, die seit Jahren besteht. Offizielle Add-ins und Konnektoren ermöglichen es, E-Mails und Termine direkt aus Outlook in SAP zu überführen. Gerade in großen Organisationen, in denen SAP häufig eingesetzt wird und Microsoft-Infrastrukturen ohnehin Standard sind, spielt diese Nähe ihre Vorteile voll aus.
Odoo verfolgt dagegen, wie auch generell, eher einen offeneren Ansatz. Als offizieller Google-Partner bietet es eine besonders schlanke Integration mit Gmail und Google Workspace, etwa für die Synchronisation von E-Mails und Kalendern. Gleichzeitig existieren auch Schnittstellen und Konnektoren zu Outlook und Microsoft 365, sodass Unternehmen in beiden Welten arbeiten können.
Die Wahl hängt also weniger vom ERP-System selbst ab, sondern vielmehr von der bestehenden Systemlandschaft und den eigenen Präferenzen.
Sicherheit und Administration
Beide Anbieter investieren immer zunehmender in Sicherheit. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Schutz vor Phishing und umfassende Compliance-Tools gehören heute zum Standard. Unterschiede gibt es allerdings in der Verwaltung:
Outlook mit Microsoft 365 bietet sehr granulare Kontrollmöglichkeiten und ist ideal für Unternehmen mit hohen regulatorischen Anforderungen, etwa in der Finanzbranche oder im Gesundheitswesen. Zudem können Unternehmen entscheiden, ob sie Microsofts Cloud-Dienste nutzen oder die Postfächer bzw. den Email-Server in einer eigenen Hosting-Umgebung betreiben – was zusätzliche Flexibilität bei Datenschutz und Compliance schafft.
Gmail mit Google Workspace setzt auf einfache, zentralisierte Administration, was besonders für kleinere IT-Teams attraktiv ist. Hier ist das Hosting jedoch ausschließlich cloudbasiert, eine Alternative zum Betrieb in eigener Umgebung gibt es nicht.
Die Frage lautet daher nicht, ob die Systeme sicher sind – sondern, welche Art der Kontrolle Sie benötigen.
Unser Fazit
Outlook oder Gmail? Beide Lösungen haben ihre Stärken. Wer bereits intensiv Microsoft-Tools wie Teams oder SharePoint nutzt, wird mit Outlook den größten Mehrwert erzielen. Unternehmen, die cloudbasiert, agil und kollaborativ arbeiten möchten, finden in Gmail eine passende Lösung. Und in manchen Fällen ist auch eine hybride Strategie denkbar, um die Vorteile beider Welten zu kombinieren.
Als zertifizierter Microsoft- und Google-Partner begleiten wir Sie bei dieser Entscheidung. Wir beraten unabhängig, helfen bei der Auswahl der passenden Lösung und unterstützen Sie bei der sicheren Einführung, egal, ob Outlook mit Microsoft 365 oder Gmail mit Google Workspace. Damit Ihre E-Mail-Kommunikation nicht nur funktioniert, sondern Ihr Business aktiv voranbringt.
