Im Fokus
Wer heute digital arbeitet, kommt an Microsoft 365 kaum vorbei. Outlook, Teams, Word, Excel – die Tools sind längst zum Standard geworden. In unseren letzten Blogs haben wir bereits gezeigt, wie groß die Stärken sind, gerade im Zusammenspiel mit Outlook. Doch eine Frage bleibt: Was kostet Microsoft 365 eigentlich wirklich? Und lohnt es sich, genauer hinzusehen?
Die Antwort: Ja. Denn die monatlichen Lizenzpreise sind nur die halbe Wahrheit. Wer die Strukturen nicht kennt, zahlt schnell drauf oder manchmal sogar doppelt.
Die größten Kostenpunkte auf einen Blick
Auf dem Papier sieht Microsoft 365 einfach aus: Man zahlt pro Nutzer, pro Monat. Fertig. In der Realität setzen sich die Gesamtkosten aber aus mehreren Bausteinen zusammen:
- Lizenzen – der größte Kostenblock, von wenigen Euro bis fast 60 € pro Nutzer und Monat
- Add-ons & Upgrades – z. B. Security, KI oder Power BI
- Doppelte Tools – Zoom, Slack oder Dropbox zusätzlich zu Teams, OneDrive und SharePoint
- Fehlendes Lizenzmanagement – weiterlaufende Accounts ausgeschiedener Mitarbeitender
Die beliebtesten Lizenzen
Business Premium
Ideal für wachsende Unternehmen. Basic Schutz und moderne Tools für produktives Arbeiten. Perfekt für Teams, die Sicherheit und Flexibilität schätzen.
- Alle Office-Apps
- Exchange
- Defender
- Teams
- Sharepoint
- Copilot als Add-On (28,10€/Nutzer/Monat/JA)
Microsoft 365 E3
Ideal für etablierte Unternehmen. Gute Funktionen für Sicherheit und Compliance. Perfekt für Teams mit hohen Anforderungen an Produktivität und Kontrolle.
- Alle Office-Apps
- Windows for Enterprise
- Kernfunktionen für Sicherheit
- Copilot als Add-On
- Teams als Add-On (5,00€/Nutzer/Monat/JA)
Microsoft 365 E5
Ideal für Konzerne und Großunternehmen. Höchste Standards, dazu moderne Analyse-Tools. Perfekt für Organisationen mit komplexen Anforderungen und Fokus auf Sicherheit und Insights.
- Alle Office-Apps
- Windows for Enterprise
- Erweiterte Sicherheitsfunktionen
- Business Analytics mit PowerBI
- Copilot als Add-On
- Teams als Add-On
Business oder Enterprise – worin liegt der Unterschied?
Microsoft unterscheidet zwei Lizenzfamilien. Die Business-Pläne Basic, Standard und Premium sind auf kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 300 Nutzer zugeschnitten. Basic deckt die Kernfunktionen wie Outlook, Teams und OneDrive ab. Standard ergänzt die Desktop-Programme Word, Excel und PowerPoint. Premium bringt zusätzliche Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen.
Für größere Organisationen gibt es die Enterprise-Pläne E1, E3 und E5. E1 ist die schlankste Variante mit Web-Apps. E3 bietet die volle Office-Suite und erweiterte Compliance-Funktionen. E5 schließlich ergänzt erweiterte Sicherheits-Features, Analytics und Telefonie. Genau hier steigen die Kosten stark: Während E3 bei rund 20–23 € pro Nutzer liegt, schlägt E5 schnell mit fast dem Doppelten zu Buche.
Wie setzt sich der Preis wirklich zusammen?
Die reinen Lizenzkosten sind nur der Anfang. In der Praxis entstehen Gesamtkosten aus drei Ebenen:
1. Lizenzgebühren – der größte Posten, abhängig von der Wahl des Plans.
2. Zusatz-Tools – Security, Compliance, Telefonie oder KI-Funktionen, die oft nur gegen Aufpreis oder in höheren Plänen enthalten sind.
3. Indirekte Kosten – etwa Admin-Aufwand, Schulungen, Migration oder die parallele Nutzung externer Tools.
Ein Beispiel macht das deutlich: Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden und E3-Lizenzen zahlt jährlich rund 24.000€. Werden alle auf E5 hochgestuft, verdoppeln sich die Kosten. Kommen noch Copilot, zusätzliche Security-Pakete oder externe Tools hinzu, liegen die tatsächlichen Gesamtkosten schnell deutlich darüber - meist ohne direkten Nutzen.
Wo die Preisfallen lauern
Die meisten Unternehmen zahlen zu viel, weil sie ihre Lizenzen nicht differenzieren. Häufig bekommen alle Mitarbeitenden E3 oder E5, auch wenn viele nur Outlook, Teams und Word nutzen.
Hinzu kommen Doppelstrukturen: Teams ist verfügbar, trotzdem läuft Slack noch weiter. OneDrive ist inklusive, aber die Dropbox wird weiterbezahlt. Add-ons machen die Sache noch komplexer. Wer Security- oder Compliance-Funktionen braucht, landet oft automatisch beim teureren Plan.
Und nicht zuletzt bleibt die Verwaltung. Ein Konto wird nach dem Austritt nicht deaktiviert, ein neues kommt dazu und schon werden Lizenzen bezahlt, die niemand nutzt.
Neuer Kostenfaktor: KI
Seit 2023 kommt ein weiterer Posten hinzu: Microsoft Copilot. Die KI ist direkt in Outlook, Teams und die Office-Programme integriert. Sie kann Mails zusammenfassen, Texte entwerfen oder Termine automatisch planen. Das klingt beeindruckend, kostet aber zusätzlich rund 30€ pro Nutzer im Monat. Wer Copilot unüberlegt für alle Mitarbeitenden einkauft, verdoppelt seine Lizenzkosten im Handumdrehen.
Unsere Empfehlung
Bevor neue Lizenzen gebucht oder bestehende erweitert werden, lohnt sich eine kurze Selbstprüfung:
- Lizenzbedarf: Ist klar definiert, wer wirklich welche Lizenz benötigt?
- Doppelte Tools: Zahlen wir für externe Software, die in M365 schon enthalten ist?
- Add-ons: Brauchen wir alle zusätzlichen Module oder reicht ein kleinerer Plan?
- Nutzung: Werden alle vergebenen Lizenzen auch aktiv genutzt?
- KI: Ist Copilot wirklich für alle sinnvoll oder nur für bestimmte Rollen?
Wer für diese Themen keine internen Ressourcen hat, sollte auf erfahrene Experten setzen:
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